フリーランスがNotionで管理すべき5つのこと
フリーランスとして働き始めると、管理しなければならない情報が急に増えます。案件の進捗、クライアントの連絡先、売上と経費の記録、請求書の発行状況。これらをバラバラのツールで管理していると、確定申告の時期に情報をかき集める作業だけで数日かかることがあります。Notionを使えば、これらを一つのワークスペースにまとめることができます。
案件管理：ステータスと納期を一画面で
案件管理のデータベースには、最低限「クライアント名」「案件名」「ステータス」「納期」「請求金額」の5つのプロパティがあれば十分です。ステータスは「提案中」「進行中」「納品済み」「請求済み」「入金確認」の5段階で管理すると、どの案件がどの段階にあるかが一目でわかります。
カンバンビューを使うと、ステータスごとに案件カードが並ぶので、進行中の案件が多すぎないかを視覚的に確認できます。新しい案件を受けるかどうかの判断にも使えます。
売上・経費の記録：確定申告を見越した設計
日本では、フリーランスは原則として毎年2月16日から3月15日の間に確定申告を行う必要があります。この時期に慌てないためには、売上と経費を月ごとにこまめに記録しておくことが重要です。
経費のカテゴリーは、通信費（インターネット代、スマートフォン代）、書籍・学習費、交通費、外注費、ソフトウェア・サービス費（Notionの有料プランなど）に分けておくと、後から集計しやすいです。領収書の写真をNotionのページに添付しておくと、紙の領収書を保管する手間が減ります。
クライアント管理：連絡先と履歴を一か所に
クライアントごとにページを作り、連絡先、過去の案件、やり取りのメモをまとめておくと、久しぶりに連絡を取るときに役立ちます。特に、前回の案件でどんな要望があったか、どんな修正が入ったかを記録しておくと、次の案件の見積もりを出すときの参考になります。
フリーランスのワークスペースは、最初から完璧に作ろうとしなくていいです。案件管理から始めて、必要を感じたら売上記録を追加する、という順番で少しずつ育てていくのが続けやすいと思います。